Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

JB IT Solutions verwerkt persoonsgegevens van klanten, potentiële klanten, websitebezoekers en gebruikers van het klantportaal.

Bedrijfsgegevens

JB IT Solutions Sperwerlaan 4 9561 BH Ter Apel Nederland

Dit is geen winkel of vrij toegankelijk bezoekadres.

Telefoon: +31 6 1572 5321 E-mail: info@jbitsolutions.nl Website: jbitsolutions.nl

KvK-nummer: [NOG IN TE VULLEN] Btw-identificatienummer: [NOG IN TE VULLEN]

JB IT Solutions is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt onder meer voor

• bezoekers van jbitsolutions.nl;
• klanten en potentiële klanten;
• particuliere en zakelijke opdrachtgevers;
• gebruikers van het JB Client Portal;
• personen die een offerte, intake of contactaanvraag indienen;
• personen die support aanvragen;
• personen die in de toekomst via de webshop bestellen;
• personen die zich in de toekomst aanmelden voor de nieuwsbrief.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met JB IT Solutions kunnen wij de volgende gegevens verwerken

Contact- en identificatiegegevens

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adres;
• postcode en woonplaats;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• klantnummer;
• projectnummer.

Offerte-, opdracht- en administratieve gegevens

• offertegegevens;
• opdrachtgegevens;
• overeenkomsten;
• facturen;
• betaalstatus;
• ordergegevens;
• correspondentie;
• afspraken;
• service- en onderhoudsgegevens.

Klantportaalgegevens

• accountgegevens;
• projecten;
• tickets;
• intakegegevens;
• documenten;
• offertes;
• facturen;
• hardware- en assetgegevens;
• supporthistorie;
• communicatie binnen het portaal.

Technische en beveiligingsgegevens

• IP-adres;
• datum en tijd van toegang;
• browser- en apparaatgegevens;
• user-agent;
• login- en beveiligingslogs;
• mislukte inlogpogingen;
• technische foutinformatie voor zover nodig voor beveiliging en beheer.

Support- en reparatiegegevens

• apparaat- en hardwaregegevens;
• serienummers waar relevant;
• foutmeldingen;
• configuratiegegevens;
• technische diagnosegegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn om support of reparatie uit te voeren.

Bij remote support kan JB IT Solutions, uitsluitend voor de overeengekomen ondersteuning, tijdelijk toegang krijgen tot het apparaat of systeem van de klant. Wij verwerken daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de uitvoering van de ondersteuning.

Webshopgegevens zodra de webshop actief is

• bestelgegevens;
• afleveradres;
• factuuradres;
• betaalstatus;
• gekozen verzendmethode;
• retour- en garantiegegevens;
• product- en configuratiegegevens, waaronder PC Builder-configuraties.

Nieuwsbriefgegevens zodra de nieuwsbrief actief is

• naam indien opgegeven;
• e-mailadres;
• toestemming voor toezending;
• afmeldstatus;
• beperkte gegevens die nodig zijn om toestemming of afmelding te kunnen aantonen.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor

• contact en aanvragen;
• offertes en overeenkomsten;
• IT-support en reparaties;
• websitebouw, WebCare en overige dienstverlening;
• het JB Client Portal;
• webshop en PC Builder zodra actief;
• administratie en wettelijke verplichtingen;
• beveiliging en fraudepreventie;
• verbetering van website en dienstverlening;
• de toekomstige nieuwsbrief.

5. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van

• uitvoering van een overeenkomst;
• maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst, bijvoorbeeld een offerteaanvraag;
• wettelijke verplichtingen;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld beveiliging, fraudepreventie en bedrijfsvoering;
• toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies, embedded media en toekomstige nieuwsbrieven.

Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. Intrekking werkt niet terug in de tijd.

6. JB Client Portal

Het JB Client Portal kan onder meer verwerken

• account- en profielgegevens;
• projectinformatie;
• tickets;
• documenten;
• intakeantwoorden;
• offertes;
• facturen;
• hardware/assets;
• systeem- en beveiligingslogs.

Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig bewaren van hun inloggegevens.

7. Webshop en betalingen

De webshop wordt pas geactiveerd wanneer de benodigde fysieke bedrijfs-/afhaallocatie beschikbaar en operationeel is.

Zodra de webshop actief is, verwerken wij waar nodig gegevens voor bestelling, betaling, levering, retour, garantie en fraudepreventie.

Betalingen kunnen worden verwerkt via Mollie of een andere vooraf bekendgemaakte betaaldienstverlener. JB IT Solutions ontvangt normaal gesproken geen volledige betaalkaartgegevens.

Leveringen binnen Nederland kunnen via PostNL en/of DHL worden uitgevoerd.

8. Externe dienstverleners

JB IT Solutions gebruikt of kan gebruikmaken van

• GetHost in Emmen voor hosting/infrastructuur;
• SMTP2GO voor transactionele e-mail;
• Cloudflare voor beveiliging, netwerkdiensten en Cloudflare Turnstile;
• Google voor onder meer Google Analytics en YouTube;
• Mollie voor online betalingen zodra de webshop actief is;
• PostNL en DHL voor verzending zodra de webshop actief is.

Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienst.

9. Google Analytics

JB IT Solutions kan Google Analytics gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Voor zover toestemming vereist is, wordt Google Analytics pas geactiveerd nadat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookie-instellingen.

10. YouTube en embedded media

JB IT Solutions en aan JB verbonden projecten, waaronder JB IT Academy, kunnen YouTube-video's of andere externe media insluiten.

Niet-noodzakelijke externe content wordt, waar toestemming vereist is, pas geladen nadat de bezoeker toestemming heeft gegeven.

11. Nieuwsbrief

JB IT Solutions is van plan in de toekomst maximaal ongeveer één nieuwsbrief per maand te versturen.

Een nieuwsbrief wordt alleen verzonden wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Iedere nieuwsbrief bevat een eenvoudige mogelijkheid om af te melden.

Transactionele berichten, serviceberichten en beveiligingsmeldingen zijn geen nieuwsbrief.

12. Bewaartermijnen

Als uitgangspunt hanteren wij

• fiscale administratie, facturen en relevante ordergegevens: in beginsel 7 jaar of langer wanneer de wet dit vereist;
• gegevens voor een lopende overeenkomst: gedurende de overeenkomst;
• klantportaalaccount en algemene klantgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna in beginsel maximaal 2 jaar, tenzij langer nodig;
• afgeronde supporttickets en technische supporthistorie: in beginsel maximaal 2 jaar;
• niet-geaccepteerde offertes, intakes en aanvragen: in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• algemene beveiligingslogs: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langer nodig vanwege een incident of onderzoek;
• tijdelijke mislukte-inloggegevens: zo kort mogelijk;
• nieuwsbriefgegevens: zolang de inschrijving actief is, met beperkt bewijs van toestemming/afmelding waar nodig;
• back-ups: volgens de geldende technische back-upcyclus.

Wanneer een wettelijke bewaartermijn geldt, gaat die voor.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder waar passend

• HTTPS;
• tweefactorauthenticatie;
• toegangsbeperkingen;
• beveiligingslogging;
• back-ups;
• updates en patchbeheer;
• bot- en spambeveiliging;
• veilige mailafhandeling.

14. Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, betaling, levering, een wettelijke verplichting, beveiliging of wanneer u toestemming hebt gegeven.

15. Doorgifte buiten de EER

Sommige internationale leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, gebruiken wij passende AVG-waarborgen voor zover die nodig zijn.

16. Uw privacyrechten

U kunt, voor zover de wet dit recht geeft, verzoeken om

• inzage;
• correctie;
• verwijdering;
• beperking;
• overdraagbaarheid;
• bezwaar;
• intrekking van toestemming.

Stuur uw verzoek naar info@jbitsolutions.nl.

17. Privacyklacht

Neem bij een privacyklacht eerst contact met ons op via info@jbitsolutions.nl.

U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer dienstverlening, systemen of regelgeving veranderen.

De meest actuele versie wordt op jbitsolutions.nl gepubliceerd.